Как правильно архивировать документы

WINRAR. Архивирование и разархивирование документов.

«Шаман достаёт кувшин и выливает в него реку,

 потом берёт небо и сгребает его в мешок.

 Архивирует однако».

Как вы догадываетесь – у архивирования есть особое назначение. Оно заключается в в том, чтобы перевести документ в формат архива, в котором этот документ будет занимать меньше места.
Здесь: Для чего нужен архив. Более подробно об архивах, какой лучше выбрать.

Для создания архива используются программы-архиваторы. Эти программы решают несколько задач:

-уменьшают размер документов, чтобы они вошли на дискету.

-если документ велик, то его программа «разрезает » на отдельные части и потом переносится на разные дискеты

-для хранения редко используемых документов, но необходимых в дальнейшем. Чтобы они занимали на жёстком диске меньше места.

-для хранения копии

-для защиты надёжным паролем доступа к заархивированному документу.

-для передачи вложенного документа в письмах электронной почты

Таким образом : архив – это своего рода папка, документы в которой хранятся в сжатом виде.

При этом не рекомендуется открывать и изменять документы сразу из окна архива. Ибо чаще всего изменения не сохранятся.

Программы, которые создают архивы, что-то в них добавляют, или напротив изымают документы, называются архиваторами. Таких программ много в зависимости от алгоритма архивации.

В России лидерами считаются программы: и WINZIP.  Архив документа, созданный по алгоритму  WINRAR имеет почти такой же размер, как архив WINZIP или просто ZIP.

Архиватор WINRAR имеет более удобный интерфейс. К тому же русифицирован. Кроме того WINRAR способен создавать архивы как в формате RAR, так и в формате ZIP.

Программа- архиватор WINRAR является отдельным компонентом от программ Виндоуса и устанавливается на компьютер отдельно.

Как заархивировать документ word

Процесс простейшего архивирования и разархивирования документов.

Давайте,  немного потренируемся, чтобы было понятнее.

Создайте на рабочем столе компьютера документ, например, в вордовском формате. Назовите его. Откройте. Наберите несколько фраз. Закройте.

Выясните текущий размер документа. Для этого – правой кнопкой мыши  по документу. Появится меню: далее в –«Свойства», - «Общие». Здесь смотрим размер документа и запоминаем его.

Чтобы убрать окно свойств документа, нажать на [Esc].

Создание и наименование нового архива

Правой по свободному месту рабочего стола Windows --> «Создать», --> левой по [Архив ZIP - WINRAR]. При этом на рабочем столе появится новый значок, который будет находиться в режиме переименования. Дайте ему наименование.

Архив можно создать в случае необходимости внутри папки, при этом папка должна быть открыта. Для этого щёлкните внутри папки по белому полю.

Документ, который вы собираетесь архивировать должен быть закрыт.

Итак, вы создали архив, посмотрите, сколько он весит. Помните, что правой кнопкой мыши по документу (в нашем случае архиву), далее зайти в «Свойства»,  «Общие».

Посмотрите какой размер имеет, только что созданный вами архив. У меня это – 22 байта. То есть почти невесомая оболочка. Не забыли:-  Чтобы убрать окно свойств документа, нажать на [Esc].

Процесс архивирования.

Левой клавишей мыши отбуксируйте значок того документа, размер которого вы запоминали, на значок архива до изменения цвета, чаще всего он становится синим.

Рядом с дымчатым изображением значка документа, который вы будете переносить в «архив», появится «+». Это говорит, что идёт процесс архивирования при копировании документа в «архив». Отпустите левую клавишу мыши.

При этом на экране появится окно процесса индикатора. В нём будет отражаться ход архивирования.

Когда архивирование будет закончено, окно исчезнет самостоятельно. Закройте окно WINRAR.

А теперь проверьте размер архива, в который вы только что переместили документ. То есть зайдите в свойства и посмотрите на цифры. Видите насколько сжат документ? Сложите размер документа и архива по отдельности до перемещения документа и сопоставьте. 

Архивируя документы, чтобы перенести на диск, вы значительно экономите деньги по сравнению с тем, когда переносите документы в чистом виде.

Как разархивировать файл на компьютере здесь.
Как сделать самораспаковывающийся архив 

О том, как скопировать архив на дискету, читайте далее. 

А также далее вы узнаете, как копировать архив на рабочий стол получателя.

И как осуществить процесс архивирования с паролем.